فرآیند اعزام به عتبات عالیات
الف)مقدمه :
سازمان حج و زيارت در راستای ايجاد رفاه و سهولت بيشتر براي متقاضیان و به منظور پیشگیری از ازدحام علاقمندان تشرف به سفر زيارتي عتبات مقدسه در دفاتر خدمات زيارتي، اقدام به ایجاد سامانه پيش ثبت‌نام اینترنتی و ثبت نام عتبات عالیات نموده است.
ب) فرآیند ثبت نام : کلیه فعالیت های منجر به اعزام از ابتدا بصورت مرحله به مرحله در ادامه آورده شده است :
- صدوراولین اطلاعیه سازمان حج و زیارت ( اطلاع رسانی و اعلام زمانبندی پیش ثبت نام):
فاز اولیه فرآیند با صدور اطلاعیه پیش ثبت نام شامل زمان بندی کلی فعالیت ها مهلت پیش ثبت نام( زمان شروع و پایان ) ، محدوده تاریخی اعزام ، زمان انجام قرعه کشی ، زمان اعلام نتایج قرعه کشی و نحوه اعلام آن آغاز می شود.
- بازه اعزام ها بسته به وضعیت امنیت، شرایط منطقه ، فصل و موقعیت زمانی از یک ماه تا سه ماه متغیر است .
- نحوه اطلاع رسانی به سه صورت انجام می گیرد :
- ارسال نامه به دفاتر مدیریت استان به منظور اطلاع رسانی های مقتضی در سطح استان
- توسط روابط عمومی از راه های مصاحبه های رادیو و تلویزیونی، مطبوعات و اخبار
- با استفاده از سایت خبری سازمان حج و زیارت (www. hajnews.ir )
- آغاز پیش ثبت نام زائرین
با توجه به اطلاعیه پیش ثبت نام، افراد می توانند در زمان تعیین شده به سایت مربوطه به آدرس اینترنتی atabat.haj.ir مراجعه نموده و نسبت به ثبت درخواست خود اقام نمایند.
- برای انجام پیش ثبت نام غالبا مدت یک هفته تا ده روز در نظر گفته می شود.
- برای هر کد ملی در هر دوره اعلامی فقط یک بار می توان ثبت نام انجام داد.
- ثبت نام از نظر تعدادی در سه قالب انجام می شود:
- فردی : یک نفر
- گروه های کوچک : گروه های دو تا هفت نفره (حداکثر هفت نفر)
- گروه های بزرگ : گروه های دقیقا 35 نفره
-
- با توجه به انیکه درصد کمی از کل اعزام ها به گروه های 35 نفره تخصیص داده می شود (15درصد)، سازمان حج و زیارت در اطلاعیه خود به زائرین پیشنهاد می کند حتی الإمکان در گروه های حداکثر تا 7 نفره ثبت نام نمایند.
- در زمان اتمام عملیات پیش ثبت نام ، برای پیگیری و ادامه مراحل ثبت نام ، یک کدرهگیری دراختیار فرد قرار می گیرد.
- اعلام نتایج قرعه کشی :
- نتیجه قرعه کشی اولویتی است که به هر یک از افراد یا گروهها بصورت رندوم و کاملا تصادفی تخصیص داده می شود . درحقیقت در این نوع قرعه کشی، به همه ثبت نام کنندگان ، اجازه نهایی کردن ثبت نام داده می شود، اما با اولویت های زمانی متفاوت.
- ارسال پیامک :
- به همه افرادتک و سرگروه ها یک پیامک ارسال شده و از ایشان خواسته می شود برای مشاهده نتایج اولویت بندی به سایت مراجعه فرمایند.
- مراجعه به سایت atabat.haj.ir
- ثبت نام کنندگان با مراجعه به سایت پیش ثبت نام (atabat.haj.ir) و با استفاده از یکی از اطلاعات زیر از اولویت خود و در پی آن زمان مجاز برای انجام ثبت نام مطلع می شوند :
-
- کد ملی و کد رهگیری
- شماره شناسنامه و کد ملی و تاریخ تولد
- برای سهولت در تصمیم گیری زائرین، جدول کاملی از برنامه های مختلف اقامتی کاروان ها به همراه توضیحات مورد نیاز ، در صفحه اول این سایت نمایش داده خواهد شد.
- ثبت نام مقدماتی در کاروان
- هر فرد یا نماینده گروه با توجه به اولویت مربوطه در زمان تعیین شده ، به سایت پیش ثبت نام (atabat.haj.ir) مراجعه کرده و با استفاده از لینک قطعی نمودن ثبت نام، نسبت به انتخاب کاروان با شرایط موردنظر اقدام می کند.
- اولویت های اول در زمان مربوط به اولویت های بعدی نیز قادر به ثبت نام در گروهها هستند، یعنی مثلا فرد با اولویت 1 میتواند در زمان مربوط به فرد با اولویت 2 نیز برای ثبت نام رزرو اقدام کند.
- در این مرحله انتخاب نوع اعزام(زمینی،هوایی) ، زمان تشرّف، مدت اقامت، نوع هتل و دفتر زیارتی انجام می گیرد.
- در این مرحله کاربر با انتخاب بازه زمانی، می تواند تمام مشخصات اعزام در دوره انتخابی خود را مشاهده و با مشاهده نام دفتر زیارتی قیمت و تاریخ دقیق اعزام ، نسبت به ثبت نام مقدماتی در گروه اعزامی مورد نظر اقدام کند.
- در این قسمت بسته های مختلف (package) اعزام نیز قابل مشاهده است. هر بسته پیشنهادی شامل مواردی از قبیل زمان و مکان شروع و پایان سفر ، نحوه جابجایی و تعدادروزهای سکونت در هر مکان می باشد.
- برای جلوگیری از اشتباه سهوی در انتخاب گروه ، قبل از نهایی کردن ثبت نام رزرو با نمایش موارد انتخابی کاربر بصورت کامل ، تأییدیه نهایی با فشردن دکمه ای گرفته می شود.
- پس از تأیید نهایی کاربر، سیستم برای فرد رسید ثبت نام اولیه حاوی مشخصات فردی، نوع اعزام، هزینه سفر ، تاریخ تشرف، نام و آدرس کارگزار عامل، مهلت ارائه مدارک و... را ایجاد می کند.
- پرداخت وجه
عملیات پرداخت وجه توسط ثبت نام کننده به دو صورت قابل انجام است :
- بصورت آفلاین :
- مراجعه به دفتر زیارتی و ارائه برگه رسید ثبت نام
- دریافت فیش واریزی از دفتر زیارتی
- پرداخت مبلغ فیش در بانک عامل
- ارائه سند پرداخت فیش به دفتر زیارتی
- بصورت آنلاین :
- مراجعه به لینک مربوط به پرداخت در ذیل صفحه صدور رسید ثبت نام اولیه
- پرداخت توسط کارت اعتباری و رمز دوم (بصورت اینترنتی)
- ارائه کپی سند پرداخت اینترنتی به دفتر زیارتی
- ثبت نام قطعی در کاروان
- در این مرحله زائر با مراجعه به کارگزار عامل (اعزام کننده) و انجام اقدامات زیر، ثبت نام خود را تکمیل و قطعی می نماید:
- ارائه رسید ثبت نام اینترنتی یا فیش واریزی پرفراژ شده محتوی شناسه پیگیری
- ارائه سایر مدارک از قبیل پاسپورت و عکس
- تکمیل مشخصات ضروری و ورود مشخصات گذرنامه توسط کارگزار عامل
- پس از ثبت نام رزرو و صدور رسید ثبت نام اولیه ، فرد یا سرگروه باید در مهلت مقرر (48ساعت) اقدام به مراجعه به دفتر زیارتی و ثبت نام قطعی نماید. در غیراینصورت نام فرد یا گروه از سیستم بطور خودکار حذف می گردد.
- انصراف پس از ثبت نام قطعی
- اگر زائری پس از پرداخت پول به هر دلیل تصمیم به انصراف گرفت ، حداقل یک ساعت پس از واریز وجه و در صورتی که تأییدیه پرداخت هزینه سفر در سامانه قابل مشاهده باشد می تواند نسبت به اعلام انصراف اقدام کند.
- حتی در صورتی که هزینه ثبت نام توسط زائر واریز و ثبت نام قطعی شده باشد، زائر در هر مرحله مجاز به انصراف می باشد. اما در صورت انصراف ، بسته به مرحله و زمان باقیمانده تا اعزام ، مبلغی بعنوان خسارت توسط سامانه تعیین شده و پس از کسر آن مبلغ ، مابقی وجه پرداختی فرد توسط بانک عودت می شود.
ج) فرآیند ثبت انصراف :
- مراجعه زائر به کارگزار عامل و اعلام درخواست انصراف
- ثبت اولیه انصراف توسط کارگزار عامل
- اطلاع از مبلغ خسارت
- قطعی نمودن انصراف با نظر زائر
- دریافت پرینت فیش مربوط به عملیات انصراف محتوی میزان خسارت و مبلغ کل و مبلغ قابل برگشت
- مراجعه به بانک جهت تکمیل انصراف و دریافت وجه